DOCUMENTO WHISTLEBLOWING

Modello organizzativo

1.0 – SCOPO DEL DOCUMENTO

Il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 – Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (di seguito il “Decreto”) persegue l’obiettivo di rafforzare la tutela giuridica delle persone che segnalano specifici comportamenti, atti o omissioni che ledono gli interessi e/o l’integrità dell’ente privato di appartenenza e di cui siano venute a conoscenza nello svolgimento della propria attività lavorativa.
AKU ITALIA S.R.L. (di seguito anche la “Società”), in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 5 comma 1 lett. e) del Decreto, con il presente documento mette a disposizione degli interessati informazioni sul canale, sulla procedura e sui presupposti per l’effettuazione di segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.
Al fine di garantirne la massima visibilità e conoscenza, questo documento viene pubblicato in apposita sezione del sito internet di AKU ITALIA S.R.L. e un esplicito rinvio allo stesso è contenuto in idonea informativa affissa presso AKU ITALIA S.R.L. ; la Società si riserva il diritto di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento.

2.0 – INDICAZIONI OPERATIVE

2.1 – CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE (INTERNA O ESTERNA)?

Per Persona Segnalante si intende la persona fisica che può effettuare una segnalazione (interna o esterna, a seconda dei casi) in merito ad una violazione rilevante ai sensi del Decreto e appartenente ad una delle seguenti categorie:
a. lavoratori subordinati, ivi compresi quelli il cui rapporti di lavoro è disciplinati da D.Lgs. 81/2015 (somministrazione) e art. 54-bis D.L. 50/2017 (prestazione occasionale);
b. lavoratori autonomi che svolgono attività lavorativa presso soggetti del settore privato, ivi compresi quelli indicati al Capo I della L. 81/2017 (rapporti di lavoro autonomo di cui al titolo III del libro quinto del codice civile, ivi inclusi i rapporti di lavoro autonomo che hanno una disciplina particolare ai sensi dell'art. 2222 c.c.) e i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 c.p.c. (rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale) e di cui all’art. 2 del D.Lgs. 81/2015 (collaborazioni organizzate dal committente);
c. lavoratori o collaboratori che svolgono attività lavorativa presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
d. liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore privato;
e. volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore privato;
f. azionisti e persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche di mero fatto) presso soggetti del settore privato.

2.2 – QUALI VIOLAZIONI POSSONO ESSERE OGGETTO DI UNA SEGNALAZIONE INTERNA?

Può essere oggetto di una segnalazione interna un comportamento, atto o omissione che lede gli interessi e/o l’integrità di AKU ITALIA S.R.L., di cui la Persona Segnalante viene a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e che consiste in:
a. violazioni di atti dell’Unione Europea o di atti nazionali indicati nell’allegato al Decreto riguardanti: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b. violazioni di atti nazionali che recepiscono atti dell’Unione Europea che non sono presenti nell’allegato al Decreto ma riguardano i medesimi settori di cui sopra;
c. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 375 del TFUE come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea (es. frodi, corruzione o qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
d. atti o omissioni riguardanti la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali nel mercato interno, comprese le violazioni di atti dell’Unione Europea in materia di concorrenza, aiuti di Stato e imposte sulle società;
e. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori indicati sopra (es. ricorso a pratiche abusive che pregiudicano la concorrenza leale nel mercato interno).
Le informazioni oggetto della segnalazione interna possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che la Persona segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.
Possono essere oggetto di segnalazione interna anche gli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni.

Non possono invece essere oggetto di segnalazione interna in base al Decreto:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della Persona Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
- le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al Decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al Decreto;
- le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione Europea.

2.3 – QUANDO PUÒ ESSERE EFFETTUATA UNA SEGNALAZIONE INTERNA?

Le Persone Segnalanti possono effettuare una segnalazione interna:
- quando il rapporto giuridico con AKU ITALIA S.R.L non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- durante lo svolgimento del rapporto giuridico con AKU ITALIA S.R.L;
- a seguito della risoluzione del rapporto giuridico con AKU ITALIA S.R.L, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

2.4 – CHI GESTISCE LA SEGNALAZIONE INTERNA E COME PUO’ ESSERE EFFETTUATA?

Soggetto competente a gestire la segnalazione interna e procedura di gestione della segnalazione interna AKU ITALIA S.R.L, ha deciso di affidare la gestione delle segnalazioni al Gestore della segnalazione avvocato Luca Bandiera, soggetto indipendente preposto alla ricezione e all’esame delle Segnalazioni. La gestione del canale di segnalazione è stata affidata quindi a soggetto esterno, autonomo ed esperto.

Il soggetto a cui è affidata la gestione del canale di segnalazione interna:

a) rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. L’avviso verrà inviato al recapito indicato dal segnalante nella segnalazione. In caso di mancata indicazione del recapito, non potrà essere dato alcun avviso;
b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, svolgendo gli approfondimenti necessari ad esempio, raccogliendo documenti e informazioni e mantenendo sempre la riservatezza sull’identità del segnalante, informando degli esiti le funzioni aziendali competenti, qualora la segnalazione sia stata verificata come fondata. In caso contrario, procede all’archiviazione della stessa;
d) fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Canali di segnalazione interna e procedura di segnalazione interna adottati da AKU ITALIA S.R.L.
Le segnalazioni potranno essere effettuate con le seguenti modalità:

- contattando telefonicamente il Gestore della Segnalazione al numero 328/9165275 per concordare un appuntamento telefonico, in videoconferenza o in presenza, al fine di riferire oralmente l’oggetto della segnalazione, che viene registrata con il consenso del segnalante o della quale viene redatto verbale;
- attraverso la posta raccomandata , inserendo la segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante ed i suoi recapiti, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione di Aku Italia srl” e indirizzandola a: Avv. Luca Bandiera Via Giacomo Camillo De Carlo, 3 31100 Treviso

Al Gestore della segnalazione deve essere trasmessa, per le valutazioni di competenza, anche l’eventuale documentazione sui fatti segnalati, nonché gli esiti degli accertamenti eventualmente già svolti in merito.

Nel caso in cui la segnalazione sia stata erroneamente trasmessa/ricevuta a/da persona non incaricata a riceverla, e sia evidente che si tratti di segnalazione whistleblowing, sarà obbligo di questa di dare pronta evidenza del suo ricevimento al gestore della segnalazione, in ogni caso entro 7 (sette) giorni da tale ricevimento, dando contestuale notizia di tale trasmissione al segnalante, fermo restando tutti gli obblighi di riservatezza previsti dalla presente policy anche in capo al medesimo (e conseguente sua responsabilità nel caso di violazione della stessa).

Le segnalazioni anonime potranno essere prese in considerazione al fine di avviare approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato, solo ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate. In ogni caso le misure di protezione a tutela del segnalante si applicano solo se la persona segnalante venga successivamente identificata e abbia subito ritorsioni.

La Segnalazione, oltre ad essere tempestiva, deve rivestire il grado di completezza più ampio possibile e contenere, preferibilmente, i seguenti elementi:

- generalità del soggetto che effettua la segnalazione, nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
- se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
- l’eventuale indicazione di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’eventuale indicazione di documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

2.5– QUALI SONO LE MISURE DI PROTEZIONE A TUTELA DELLA PERSONA SEGNALANTE?

Innanzitutto, il Decreto tutela la riservatezza della Persona Segnalante; la normativa infatti prevede che le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse e che l’identità della Persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati. La Società è tenuta a tutelare anche l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione.

Inoltre, il Decreto prevede che la Persona Segnalante non può subire, a causa della segnalazione, alcuna ritorsione da parte della Società, ossia “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione […] e che provoca o può provocare alla persona segnalante […] in via diretta o indiretta, un danno ingiusto” (es. licenziamento, retrocessione di grado, etc.). La Persona Segnalante può altresì comunicare all’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) le ritorsioni che ritiene di aver subito a causa della segnalazione effettuata.

In terzo luogo, sono previste delle limitazioni della responsabilità in favore della Persona Segnalante, la quale in particolare:

a. non è punibile qualora riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione;
b. non incorre in alcuna responsabilità per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse, salvo che il fatto costituisca reato;
c. non incorre in alcuna responsabilità per i comportamenti, gli atti o le omissioni purché collegati alla segnalazione e strettamente necessari a rivelare la violazione.

Per poter godere delle misure di protezione indicate è necessario, tuttavia, che ricorrano entrambe queste condizioni:
a. al momento della segnalazione la Persona Segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo del Decreto (v. punto 2.2 che precede);
b. la segnalazione è stata effettuata utilizzando i canali di segnalazione adottati e rispettando le relative procedure.
Le misure di protezione previste non sono garantite laddove venga accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della Persona Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia, nonché la responsabilità civile per aver riferito informazioni false con dolo o colpa grave. In questi casi, alla Persona Segnalante potrà altresì essere applicata dalla Società una sanzione disciplinare secondo quanto previsto nel Sistema Disciplinare del CCNL di appartenenza.
Si sottolinea che le predette misure di protezione sono riconosciute, oltre alle Persone Segnalanti, anche ai seguenti soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega alla Persona segnalante:
- il facilitatore, ossia la persona fisica che assiste una Persona Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (di seguito “Facilitatore”);
- persone del medesimo contesto lavorativo che sono legate alla Persona Segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con la Persona Segnalante;
- enti di proprietà della Persona Segnalante o per i quali questa persona lavora e gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tale soggetto.

2.6– QUALI VIOLAZIONI POSSONE ESSERE OGGETTO DI UNA SEGNALAZIONE ESTERNA?

Può essere oggetto di una segnalazione esterna, a condizione che ricorrano i presupposti di cui al punto 2.7 che segue, un comportamento, atto o omissione che lede gli interessi e/o l’integrità di AKU ITALIA S.R.L, di cui la Persona Segnalante viene a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e che consiste in:
a. violazioni di atti dell’Unione Europea o di atti nazionali indicati nell’allegato al Decreto riguardanti: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del
terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b. violazioni di atti nazionali che recepiscono atti dell’Unione Europea che non sono presenti nell’allegato al Decreto ma riguardano i medesimi settori di cui sopra;
c. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 375 del TFUE come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea;
d. atti o omissioni riguardanti la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali nel mercato interno, comprese le violazioni di atti dell’Unione Europea in materia di concorrenza, aiuti di Stato e imposte sulle società;
e. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori indicati sopra.

2.7– COME E QUANDO PUÒ ESSERE EFFETTUATA UNA SEGNALAZIONE ESTERNA?
Le segnalazioni esterne devono essere trasmesse solo all’ANAC utilizzando i canali di segnalazione da quest’ultima adottati e le specifiche procedure previste nelle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” disponibili sul sito dell’ANAC: www.anticorruzione.it.

Si può effettuare una segnalazione esterna, esclusivamente in questi casi (alternativi):
a. non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo della Persona Segnalante, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto;
b. la Persona Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c. la Persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d. la Persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

3.0 – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – INFORMATIVA PRIVACY

Ogni trattamento di dati personali delle persone coinvolte nella segnalazione interna (quali ad esempio Persone Segnalanti, Facilitatore, gestore della segnalazione e persone fisiche menzionate nella segnalazione interna come persone alle quali la violazione oggetto di segnalazione è attribuita oppure come persone comunque implicate nella violazione segnalata) verrà effettuato da AKU ITALIA S.R.L, in qualità di titolare del trattamento, a norma del regolamento (UE) 2016/679 (di seguito il “Regolamento”), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito il “Codice privacy”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, e, in particolare, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del Regolamento.
DATI PERSONALI TRATTATI
In particolare, potranno essere trattati con l’ausilio di strumenti automatizzati sia, eventualmente, su supporto cartaceo, dalle persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni interne, espressamente autorizzate/incaricate da AKU ITALIA S.R.L a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy, dati personali della Persona Segnalante e/o forniti dalla Persona Segnalante relativi ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione interna, quali dati personali comuni, dati personali appartenenti a particolari categorie (art. 9 del Regolamento) e, nei limiti di legge, dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento), fermo restando che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA S.R.L, o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente.
A titolo esemplificativo, che possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
• dati anagrafici della Persona Segnalante (es. nome, cognome);
• dati di natura professionale della Persona Segnalante (es. ruolo aziendale);
• ogni informazione che si riferisca alla persona segnalata, o agli altri soggetti interessati, che la Persona Segnalante decide di condividere nella segnalazione per meglio circostanziarla;
• le informazioni che la persona segnalata, o gli altri soggetti interessati, condividono nell’ambito della gestione della segnalazione.

Si precisa che, in caso di segnalazione in forma anonima, non saranno trattati dati relativi alla Persona Segnalante.

FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I predetti dati verranno trattati esclusivamente al fine di ricevere e di gestire le segnalazioni interne e ogni ulteriore attività a ciò necessaria (es. raccolta degli elementi utili al fine di verificare che il fatto oggetto di segnalazione sia fondato), in ottemperanza e nei limiti degli obblighi di cui al Decreto 24/2023, che rappresenta la base giuridica del trattamento.
Il conferimento dei dati personali è, pertanto, obbligatorio e la mancata comunicazione comporterà l’impossibilità di gestire la segnalazione interna.
Alla Persona Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso, nei seguenti casi:
• ai sensi dell'art. 12, c. 2 del Decreto, per autorizzare il Gestore a comunicare la sua identità e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a soggetti diversi dal Gestore stesso al solo fine della gestione della segnalazione;
• ai sensi dell’art. 14, c.4 del Decreto, qualora la segnalazione sia effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Gestore, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale.
Inoltre, ai sensi dell’art. 12, c.5, alla Persona Segnalante può essere chiesto specifico consenso alla rivelazione della propria identità al fine di utilizzare la segnalazione nell’ambito di un procedimento disciplinare, se la contestazione è fondata in tutto o in parte sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della Persona Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

AKU ITALIA S.R.L, per la gestione delle segnalazioni, ha adottato misure tecniche e organizzative che garantiscono, indipendentemente dal canale utilizzato, la tutela e la riservatezza della Persona Segnalante, delle persone coinvolte nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se accidentalmente raccolti, sono cancellati una volta esclusa la loro rilevanza.

COMUNICAZIONE DI DATI
Nel rispetto della suddetta procedura, i dati personali oggetto delle segnalazioni interne saranno trattati esclusivamente dal Gestore e non saranno comunicati a soggetti terzi, fatto salvo l’accesso da parte del fornitore del canale di segnalazione interno, che agirà in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, e la comunicazione alle autorità amministrative o giudiziarie competenti, nel rispetto della normativa applicabile.
Come sopra specificato, solamente con il consenso espresso della Persona Segnalante, l’identità e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti succitate.
I dati personali oggetto delle segnalazioni interne, salvo obblighi normativi in tal senso, non saranno diffusi, né trasferiti in paese terzo al di fuori dell’Unione europea.

PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali oggetto delle segnalazioni interne e della relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario a gestire la segnalazione interna e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto di cui all’art. 12 del Decreto e del principio di cui all’articolo 5, par. 1, lett. e) del Regolamento, fermo restando che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA S.R.L, o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente.
DIRITTI
Le persone coinvolte nella segnalazione interna, in qualità di soggetti interessati, possono esercitare scrivendo all’indirizzo email info@aku.it i diritti di cui agli articoli da 15 a 22, nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del Codice privacy del Regolamento:
Diritto di accesso: è il diritto di ottenere la conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che li riguardano, e, in caso di riscontro positivo, di ottenere copia dei dati personali trattati e le seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie dei dati trattati, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione dei dati, l’origine dei dati, i diritti previsti dal GDPR, l’esistenza di un processo decisionale automatizzato;
Diritto di rettifica: è il diritto di ottenere la rettifica o l’aggiornamento dei dati personali che li riguardano;
Diritto alla cancellazione: è il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che li riguardano;
Diritto di limitazione del trattamento: è il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali, in uno dei seguenti casi: i) l’interessato ha contestato l’esattezza dei dati personali; ii) il trattamento è illecito, e l’interessato ha richiesto la limitazione del loro utilizzo; iii) i dati personali sono necessari all’interessato per accertare, esercitare o difendere un diritto;
Diritto di opposizione: è il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che li riguardano;
Diritto di revocare il consenso: è il diritto a revocare in ogni momento il consenso prestato, in relazione ai trattamenti che si fondano sullo stesso, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
Diritto alla portabilità: è il diritto di ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, e di richiederne la trasmissione a un altro destinatario.

Qualora, inoltre, gli interessati ritengano che i loro dati siano trattati in violazione del Regolamento, hanno il
diritto di proporre un reclamo a un’autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati personali. DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE E DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Per qualsiasi ulteriore informazione inerente il trattamento di dati personali, AKU ITALIA S.R.L può essere contattata scrivendo una e-mail all’indirizzo info@aku.it.

Come procedere alla segnalazione

Canali di segnalazione interna e procedura di segnalazione interna adottati da AKU ITALIA S.R.L.
Le segnalazioni potranno essere effettuate con le seguenti modalità:
- contattando telefonicamente il Gestore della Segnalazione al numero 328/9165275 per concordare un appuntamento telefonico, in videoconferenza o in presenza, al fine di riferire oralmente l’oggetto della segnalazione, che viene registrata con il consenso del segnalante o della quale viene redatto verbale;
- attraverso la posta raccomandata , inserendo la segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante ed i suoi recapiti, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione di Aku Italia srl” e indirizzandola a: Avv. Luca Bandiera Via Giacomo Camillo De Carlo, 3 31100 Treviso

Al Gestore della segnalazione deve essere trasmessa, per le valutazioni di competenza, anche l’eventuale documentazione sui fatti segnalati, nonché gli esiti degli accertamenti eventualmente già svolti in merito.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – INFORMATIVA PRIVACY

Ogni trattamento di dati personali delle persone coinvolte nella segnalazione interna (quali ad esempio Persone Segnalanti, Facilitatore, gestore della segnalazione e persone fisiche menzionate nella segnalazione interna come persone alle quali la violazione oggetto di segnalazione è attribuita oppure come persone comunque implicate nella violazione segnalata) verrà effettuato da AKU ITALIA S.R.L, in qualità di titolare del trattamento, a norma del regolamento (UE) 2016/679 (di seguito il “Regolamento”), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito il “Codice privacy”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, e, in particolare, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del Regolamento.
DATI PERSONALI TRATTATI
In particolare, potranno essere trattati con l’ausilio di strumenti automatizzati sia, eventualmente, su supporto cartaceo, dalle persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni interne, espressamente autorizzate/incaricate da AKU ITALIA S.R.L a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy, dati personali della Persona Segnalante e/o forniti dalla Persona Segnalante relativi ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione interna, quali dati personali comuni, dati personali appartenenti a particolari categorie (art. 9 del Regolamento) e, nei limiti di legge, dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento), fermo restando che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA S.R.L, o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente.
A titolo esemplificativo, che possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
• dati anagrafici della Persona Segnalante (es. nome, cognome);
• dati di natura professionale della Persona Segnalante (es. ruolo aziendale);
• ogni informazione che si riferisca alla persona segnalata, o agli altri soggetti interessati, che la Persona Segnalante decide di condividere nella segnalazione per meglio circostanziarla;
• le informazioni che la persona segnalata, o gli altri soggetti interessati, condividono nell’ambito della gestione della segnalazione.

Si precisa che, in caso di segnalazione in forma anonima, non saranno trattati dati relativi alla Persona Segnalante.

FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I predetti dati verranno trattati esclusivamente al fine di ricevere e di gestire le segnalazioni interne e ogni ulteriore attività a ciò necessaria (es. raccolta degli elementi utili al fine di verificare che il fatto oggetto di segnalazione sia fondato), in ottemperanza e nei limiti degli obblighi di cui al Decreto 24/2023, che rappresenta la base giuridica del trattamento.
Il conferimento dei dati personali è, pertanto, obbligatorio e la mancata comunicazione comporterà l’impossibilità di gestire la segnalazione interna.
Alla Persona Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso, nei seguenti casi:
• ai sensi dell'art. 12, c. 2 del Decreto, per autorizzare il Gestore a comunicare la sua identità e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a soggetti diversi dal Gestore stesso al solo fine della gestione della segnalazione;
• ai sensi dell’art. 14, c.4 del Decreto, qualora la segnalazione sia effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Gestore, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale.
Inoltre, ai sensi dell’art. 12, c.5, alla Persona Segnalante può essere chiesto specifico consenso alla rivelazione della propria identità al fine di utilizzare la segnalazione nell’ambito di un procedimento disciplinare, se la contestazione è fondata in tutto o in parte sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della Persona Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO